Čo všetko môžete zveriť profesionálnej asistentke? Viac, než si myslíte.

01Nové obchodné príležitosti nemusia čakať, kým si na ne nájdete čas

Rozvoj podnikania si vyžaduje viac než kvalitné služby a spokojných zákazníkov. Dôležité je aktívne vyhľadávanie nových príležitostí, nadväzovanie obchodných kontaktov a budovanie vzťahov s potenciálnymi klientmi a partnermi. Tieto aktivity však často ustupujú každodenným povinnostiam a systematický rozvoj obchodu sa tak dostáva do úzadia.

Profesionálna asistentka môže byť súčasťou celého procesu získavania nových obchodných príležitostí. Na základe vašich požiadaviek dokáže vyhľadávať vhodné spoločnosti, analyzovať ich zameranie, identifikovať relevantné kontaktné osoby a pripraviť databázu potenciálnych obchodných partnerov.

Jej úloha sa pritom nemusí skončiť odovzdaním zoznamu kontaktov. Môže zabezpečiť aj prvotné oslovenie spoločností, predstaviť možnosti spolupráce, zistiť ich záujem a následne koordinovať termíny obchodných stretnutí.

Dôležitou súčasťou je aj samotná príprava na stretnutie. Asistentka dokáže vopred spracovať informácie o spoločnosti, jej aktivitách, postavení na trhu či potenciálnych potrebách. Na základe dostupných informácií a vašich obchodných cieľov pripraví návrh tém, otázok a oblastí, na ktoré by bolo vhodné sa počas stretnutia zamerať. Na obchodné rokovanie tak prichádzate s pripravenými informáciami a jasnejšou predstavou o možnostiach spolupráce. Namiesto vyhľadávania kontaktov, organizovania termínov a zhromažďovania podkladov venujete svoj čas samotnému obchodu.

Po stretnutí asistentka zabezpečí nadväzujúcu komunikáciu, odoslanie dohodnutých materiálov, evidenciu obchodnej príležitosti či pripomenutie ďalších krokov.

02Profesionálna komunikácia s klientmi už od prvého kontaktu

Spôsob komunikácie so zákazníkom výrazne ovplyvňuje to, ako vníma vašu spoločnosť. Rýchlosť odpovedí, dostupnosť informácií a dodržiavanie termínov sú rovnako dôležité ako kvalita samotnej služby.

S rastúcim počtom klientov pribúda aj komunikácia – spracovanie dopytov, dohadovanie stretnutí, zasielanie ponúk, vyžiadanie dokumentov či informovanie o stave zákaziek.

Predstavte si situáciu, keď súčasne realizujete niekoľko zákaziek. Každý klient potrebuje určité informácie, niektorý čaká na potvrdenie termínu, ďalší ešte neposlal potrebné podklady a iný sa informuje o stave realizácie. Všetky tieto požiadavky sa postupne dostávajú k vám, hoci väčšina z nich nevyžaduje vaše odborné rozhodnutie.

Profesionálna asistentka môže prevziať významnú časť tejto agendy. Vy riešite predovšetkým situácie, v ktorých je vaša účasť skutočne potrebná.

Klient získava profesionálnu a organizovanú komunikáciu, zatiaľ čo vy máte väčší priestor venovať sa kvalite poskytovaných služieb a ďalším obchodným aktivitám.

03Príprava podkladov, ktorá vám umožní sústrediť sa na rozhodovanie

Podnikateľské rozhodnutia si vyžadujú kvalitné informácie. Ich získavanie, porovnávanie a spracovanie však môže zabrať viac času než samotné rozhodnutie.

Či už pripravujete obchodnú ponuku, zvažujete nového dodávateľa, plánujete rozšírenie služieb alebo sa chystáte na dôležité rokovanie, predchádza tomu množstvo organizačnej a analytickej práce. V Clarii vám naša asistentka vyhľadá relevantné informácie, osloví vhodných dodávateľov, zhromaždí podklady, pripraví porovnania dostupných možností a spracuje ich do prehľadnej podoby.

Podobne môže postupovať pri príprave prezentácií, obchodných dokumentov, interných reportov či podkladov na pracovné stretnutia.

Vašou úlohou zostáva rozhodovať o smerovaní podnikania, nie osobne zabezpečovať všetky činnosti, ktoré s tým súvisia.

04Koordinácia dodávateľov a projektov bez operatívneho zaťaženia

Čím viac sa podnikanie rozvíja, tým viac ľudí a externých partnerov sa podieľa na jeho fungovaní. Každá spolupráca prináša nové termíny, požiadavky a množstvo vzájomnej komunikácie. Ak všetky informácie prechádzajú cez majiteľa firmy, stáva sa človekom, od ktorého závisí aj riešenie bežných organizačných záležitostí.

Koordináciu týchto činností však môžete jednoducho zveriť asistentke. Tá komunikuje s jednotlivými dodávateľmi, zhromažďuje potrebné podklady, sleduje dohodnuté termíny a zabezpečuje, aby mali všetky zapojené strany informácie potrebné na pokračovanie práce.

Namiesto priebežného zisťovania stavu každej úlohy dostávate prehľad o tom, čo je dokončené, čo zostáva otvorené a ktoré záležitosti si vyžadujú vašu pozornosť.

Efektívna asistentská podpora neznamená stratu kontroly nad projektmi. Znamená, že nemusíte koordinovať každý ich organizačný detail.

05Marketingové aktivity, ktoré nezostanú iba v plánoch

Mnohé firmy majú dostatok materiálov a nápadov na vlastnú prezentáciu, no chýba im čas na ich pravidelné spracovanie a publikovanie.

Asistentka môže koordinovať marketingové aktivity, spravovať obsahový kalendár, pripravovať podklady pre grafikov a copywriterov, komunikovať s marketingovou agentúrou či zabezpečovať publikovanie schváleného obsahu na sociálnych sieťach a webe. V závislosti od svojich skúseností môže pomáhať aj s prípravou príspevkov na sociálne siete, newsletterov, jednoduchých prezentácií či aktualizáciou obsahu.

Vďaka systematickej organizácii sa tak marketing stáva pravidelnou súčasťou fungovania spoločnosti.

06Organizácia pracovných ciest, stretnutí a firemných podujatí

Pracovné cesty, konferencie, obchodné rokovania či firemné podujatia prinášajú množstvo organizačných povinností, ktoré nesúvisia s ich hlavným účelom. Vyhľadávanie vhodnej dopravy, porovnávanie ubytovania, rezervácie, koordinácia termínov, komunikácia s účastníkmi alebo príprava harmonogramu si vyžadujú čas a dôslednosť.

Profesionálna asistentka môže tieto činnosti zabezpečovať na základe vašich preferencií, časových možností a stanoveného rozpočtu.

Pri pracovnej ceste dokáže pripraviť návrh itinerára, zabezpečiť schválené rezervácie a spracovať všetky organizačné informácie na jednom mieste. Pri podujatí môže koordinovať komunikáciu s dodávateľmi, registrácie účastníkov, prípravu materiálov či jednotlivé organizačné termíny.

Vy tak nemusíte venovať pozornosť desiatkam drobných rozhodnutí a potvrdení, ale môžete sa sústrediť na samotný cieľ pracovnej cesty alebo podujatia.

07Administratíva a interné procesy

Administratívne činnosti tvoria neoddeliteľnú súčasť každého podnikania. Ich význam sa však často podceňuje práve preto, že ide o pravidelne sa opakujúce úlohy.

Správa dokumentácie, evidencia objednávok, príprava podkladov pre účtovníctvo, administratívna podpora fakturácie, aktualizácia klientskych databáz či sledovanie termínov sú činnosti, ktoré musia byť vykonané presne a včas.

Ak ich všetky zabezpečuje majiteľ spoločnosti, postupne sa stávajú významnou súčasťou jeho pracovného dňa. V Clarii vás od týchto povinností radi odbremeníme. Prevezmeme dohodnuté administratívne procesy, nastavíme ich pravidelné vykonávanie a zabezpečíme potrebnú evidenciu a kontrolu.

Nejde pritom len o vykonávanie jednotlivých úloh, ale aj o lepšiu organizáciu práce a navrhovanie praktických zlepšení. Môže ísť napríklad o zavedenie jednotných postupov pri prijímaní nových klientov, vytvorenie šablón dokumentov, sprehľadnenie evidencie zákaziek alebo nastavenie systému sledovania úloh a termínov.

Takéto riešenia znižujú množstvo opakovanej práce, uľahčujú spoluprácu v tíme a pomáhajú predchádzať situáciám, keď sa dôležité informácie nachádzajú iba v e-mailovej schránke alebo poznámkach majiteľa firmy. Výsledkom je prehľadnejšia administratíva, lepšia organizácia práce a jasne nastavené postupy fungovania firmy.

08Skutočná hodnota asistentskej služby spočíva v prevzatí zodpovednosti

Rozdiel medzi administratívnou výpomocou a profesionálnou asistentskou službou spočíva v prístupe k práci. Nejde len o plnenie jednotlivých úloh, ale o samostatnú koordináciu zverenej agendy a dohľad nad tým, aby sa veci dotiahli do konca.

Organizácia obchodného stretnutia tak neznamená iba odoslanie pozvánky, ale aj komunikáciu s účastníkmi, potvrdenie termínu a prípravu podkladov. Podpora obchodu zase nekončí vytvorením zoznamu potenciálnych klientov, ale zahŕňa aj koordináciu oslovenia a nadväzujúcich krokov.

Cieľom je odbremeniť podnikateľa od každodennej operatívy, nie pridávať mu ďalšie úlohy na kontrolu. Asistentka preberá dohodnutú agendu, koordinuje potrebné činnosti a pomáha udržiavať pracovné procesy pod kontrolou.

Rozsah spolupráce sa vždy prispôsobuje potrebám konkrétnej firmy a možnostiam asistentskej podpory. Môže zahŕňať rôzne organizačné, komunikačné či administratívne činnosti, ktoré sú súčasťou každodenného fungovania podnikania.

09Koľko z vášho pracovného dňa skutočne vyžaduje vašu osobnú účasť?

Mnohí podnikatelia sú presvedčení, že asistentskú podporu nepotrebujú, pretože svoje povinnosti dokážu zvládnuť sami. Otázkou však nie je, či ich zvládnete, ale či je práve toto najlepšie využitie vášho času.

Každá hodina venovaná každodennej operatíve je časom, ktorý by ste mohli investovať do získavania nových klientov, rozvoja služieb či budovania obchodných vzťahov. Profesionálna asistentka vám umožňuje delegovať tieto činnosti bez toho, aby ste stratili prehľad a kontrolu nad fungovaním svojej firmy.

V Claria Assistance veríme, že skutočná hodnota asistentskej podpory nespočíva len v úspore času, ale predovšetkým v priestore, ktorý podnikateľ získava na to, čo jeho firmu posúva vpred.

Možno nepotrebujete pracovať viac. Stačí, ak niektoré povinnosti prestanú byť výlučne na vás. Spojte sa s nami a spoločne nájdeme oblasti, v ktorých vám profesionálna asistentská podpora prinesie najväčšiu hodnotu.