Ochrana osobných údajov

Informácie o spracúvaní osobných údajov

Spoločnosť Claria Assistance s. r. o., IČO: 57365091, so sídlom Matejkova 3346/1, 841 05 Bratislava - mestská časť Karlova Ves, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 196189/B (ďalej len „Poskytovateľ“) ako prevádzkovateľ spracúvania osobných údajov, týmto informuje o spracúvaní osobných údajov, ktoré vykonáva v súvislosti s poskytovaním služieb virtuálnej asistencie a ďalšími nižšie popísanými činnosťami, a o právach, ktoré dotknutým osobám v súvislosti s týmto spracúvaním náleží.

Pre akékoľvek otázky týkajúce sa ochrany súkromia a uplatňovania Vašich práv využite e-mail claria.assistance@gmail.com.

Pojmy definované v Obchodných podmienkach Poskytovateľa, ktoré boli sprístupnené Klientovi pri uzavretí Objednávky, majú rovnaký význam aj v týchto Informáciách o spracúvaní osobných údajov.

1. Úloha Poskytovateľa pri spracúvaní osobných údajov

Poskytovateľ vystupuje v prípadoch, ktoré sú uvedené v tomto dokumente, pri spracúvaní osobných údajov ako prevádzkovateľ spracúvania osobných údajov.

V určitých prípadoch vystupuje Poskytovateľ tiež ako sprostredkovateľ spracúvania osobných údajov, predovšetkým vo vzťahu k osobným údajom, ktoré poskytuje Klient za účelom poskytovania Služieb podľa Obchodných podmienok, ako napr. údaje o svojich zamestnancoch, obchodných partneroch, či iných tretích osobách. V týchto prípadoch Poskytovateľ spracúva príslušné osobné údaje pre Klientov a na základe ich pokynov. Povinnosti Poskytovateľa ako sprostredkovateľa sú upravené zmluvou o spracúvaní osobných údajov, ktorá je súčasťou zmluvy uzatvorenej medzi Klientom a Poskytovateľom na základe Obchodných podmienok.

2. Za akým účelom, na základe čoho, aké osobné údaje a ako dlho osobné údaje spracúvame?

2.1. Uzatvorenie a plnenie Zmluvy

Poskytovateľ umožňuje poskytovanie Služieb svojim Klientom výlučne na základe Zmluvy. Na účely dojednania a uzavretia Zmluvy, ako aj jej následného plnenia, Poskytovateľ spracúva tieto osobné údaje:

  • identifikačné a kontaktné údaje osôb konajúcich v mene Klienta vo vzťahu k Poskytovateľovi (zamestnanci, členovia orgánov alebo iní zástupcovia, ktorí sami nie sú zmluvnou stranou Zmluvy, avšak konajú za Klienta), informácie o ich vzťahu ku Klientovi a informácie z komunikácie s nimi,
  • v prípade, že je Klient fyzickou osobou – identifikačné údaje Klienta (titul, meno, priezvisko, IČO, DIČ, adresa sídla), kontaktné údaje Klienta (e-mailová adresa, doručovacia adresa, telefónne číslo), informácie uvedené v Zmluve, informácie o jej plnení a ukončení, informácie z komunikácie s Poskytovateľom a fakturačné údaje, ako aj prístupové údaje k účtu Klienta súvisiace s poskytovaním Služieb.

Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné Zmluvu uzavrieť a/alebo plniť; bez ich poskytnutia nie je možné Služby Klientovi poskytovať.

Právnym základom spracúvania týchto osobných údajov je:

  • v prípade Klienta – fyzickej osoby: uzavretie a plnenie Zmluvy na žiadosť Klienta ako dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR,
  • v prípade osôb konajúcich v mene Klienta: oprávnené záujmy sledované Poskytovateľom, najmä záujem na uzatváraní Zmlúv s Klientmi, na komunikácii a na plnení povinností Poskytovateľa voči Klientom, podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Na tento účel sú osobné údaje spracúvané počas rokovaní o uzavretí Zmluvy a následne po celú dobu jej trvania.

2.2. Plnenie účtovných a daňových povinností a povinností plynúcich z ďalších právnych predpisov

Poskytovateľ je povinný spracúvať osobné údaje v prípadoch, keď mu takúto povinnosť ukladá všeobecne záväzný právny predpis, a to v rozsahu, ktorý tento právny predpis vyžaduje.

Na účely plnenia povinností vyplývajúcich z právnych predpisov v oblasti účtovníctva a daňových povinností je Poskytovateľ povinný spracúvať najmä tieto osobné údaje:

  • osobné údaje obsiahnuté vo fakturačných údajoch Klientov, na vystavených faktúrach a ďalšie osobné údaje vyžadované príslušnými právnymi predpismi.

Právnym základom spracúvania vyššie uvedených osobných údajov je:

  • splnenie zákonných povinností Poskytovateľa vyplývajúcich z príslušných všeobecne záväzných právnych predpisov podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Na tento účel sú osobné údaje spracúvané po dobu ustanovenú príslušnými právnymi predpismi, pri plnení účtovných a daňových povinností spravidla po dobu 10 rokov od konca každého účtovného obdobia a v prípade dokladov relevantných na účely dane z pridanej hodnoty po dobu 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom došlo k príslušnému plneniu.

2.3. Zasielanie obchodných oznámení

V prípade Klientov, s ktorými bola uzatvorená Zmluva a v tejto súvislosti bol získaný ich e-mailový kontakt, Poskytovateľ spracúva tento e-mailový kontakt na účely zasielania informácií a noviniek o svojich Službách a produktoch (obchodných oznámení).

Právnym základom spracúvania osobných údajov na účely zasielania obchodných oznámení je v prípade Klientov oprávnený záujem Poskytovateľa podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Klient má možnosť kedykoľvek bezplatne odmietnuť ďalšie zasielanie obchodných oznámení, a to postupom uvedeným v každom zaslanom obchodnom oznámení, alebo kontaktovaním Poskytovateľa prostredníctvom kontaktného e-mailu uvedeného vyššie v tomto dokumente.

Na tento účel Poskytovateľ spracúva osobné údaje po dobu, kým Klient zasielanie obchodných oznámení neodmietne. Obchodné oznámenia sú zasielané do momentu, kým sa Klient z ich odberu neodhlási. Možnosť odhlásenia je uvedená v každom zaslanom obchodnom oznámení a je bezplatná; odhlásenie z odberu je možné aj prostredníctvom kontaktného e-mailu Poskytovateľa.

2.4. Vyhľadávanie obchodných príležitostí

Poskytovateľ vedie evidenciu obchodných kontaktov (potenciálnych Klientov, prípadne ďalších partnerov). Na tento účel môže Poskytovateľ spracúvať najmä tieto osobné údaje:

  • identifikačné a kontaktné údaje potenciálnych Klientov alebo partnerov a relevantných kontaktných osôb potenciálnych Klientov a partnerov,
  • informácie o predchádzajúcich interakciách s týmito obchodnými kontaktmi.

Právnym základom spracúvania vyššie uvedených osobných údajov je:

  • oprávnený záujem Poskytovateľa na rozvoji jeho obchodnej činnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Na tento účel sú osobné údaje spravidla spracúvané po dobu 1 roka od poslednej interakcie s obchodným kontaktom.

2.5. Komunikácia s verejnosťou, kontaktný webový formulár

Na účely spracúvania otázok, žiadostí, dopytov alebo inej komunikácie s verejnosťou, ktorá je uskutočnená prostredníctvom verejne dostupných kontaktných údajov Poskytovateľa, jeho profilov na sociálnych sieťach alebo prostredníctvom kontaktných formulárov na webovom sídle Poskytovateľa, Poskytovateľ spracúva tieto osobné údaje osôb, ktoré sa rozhodnú Poskytovateľa kontaktovať:

  • poskytnuté identifikačné a kontaktné údaje a obsah komunikácie.

Právnym základom spracúvania vyššie uvedených osobných údajov je:

  • vykonanie opatrení pred uzavretím Zmluvy na žiadosť dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR,
  • oprávnený záujem Poskytovateľa na vybavovaní otázok, žiadostí a dopytov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Na tento účel sú osobné údaje spracúvané po dobu nevyhnutnú na vybavenie príslušnej otázky, žiadosti alebo dopytu.

2.6. Ochrana a uplatňovanie právnych nárokov Poskytovateľa

Poskytovateľ ďalej spracúva osobné údaje na účely ochrany oprávneného záujmu, ktorým je zabezpečenie možnosti obrany Poskytovateľa v rámci prípadných právnych sporov, súdnych konaní alebo kontrol zo strany orgánov verejnej moci alebo iných orgánov verejnej správy, najmä za účelom preukázania, že Poskytovateľ konal v súlade so svojimi zmluvnými povinnosťami a všeobecne záväznými právnymi predpismi.

Na tento účel Poskytovateľ spracúva najmä:

  • identifikačné a kontaktné údaje Klientov, osôb konajúcich v mene Klientov a ďalších osôb, ktoré kontaktovali Poskytovateľa prostredníctvom verejne dostupných kontaktných údajov,
  • informácie o uzavretí a plnení Zmluvy, vrátane informácií o jej prípadnom porušení a súvisiacej komunikácie,
  • ďalšie primerané záznamy o plnení zmluvných a zákonných povinností Poskytovateľa.

Právnym základom spracúvania vyššie uvedených osobných údajov je:

  • oprávnený záujem Poskytovateľa na ochrane jeho práv a právnych nárokov a na obrane proti nárokom iných osôb podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Na tento účel sú osobné údaje spravidla spracúvané po dobu 4 rokov, prípadne po dobu trvania Zmluvy a 4 roky po jej ukončení. Ak je v tejto lehote začaté konanie alebo spor, pre ktorý sú osobné údaje relevantné, Poskytovateľ bude príslušné osobné údaje spracúvať po dlhšiu dobu, a to až do právoplatného skončenia daného konania alebo sporu.

3. K dobe spracúvania osobných údajov

Doba spracúvania osobných údajov závisí od účelu, na ktorý sú osobné údaje spracúvané. Lehoty spracúvania pre jednotlivé účely spracúvania sú uvedené vyššie v tomto dokumente. Ak sú niektoré osobné údaje spracúvané súčasne na viacero rôznych účelov, Poskytovateľ ich bude spracúvať po dobu trvania posledného z účelov ich spracúvania (typicky aj po skončení Zmluvy môže Poskytovateľ osobné údaje naďalej spracúvať na účely ochrany a uplatňovania právnych nárokov Poskytovateľa).

4. Od koho osobné údaje získavame a komu ich poskytujeme?

Osobné údaje získavame priamo od dotknutých osôb pri uzatváraní Zmluvy a následnom poskytovaní Služieb. Ste povinní poskytovať výlučne aktuálne a pravdivé údaje a v prípade ich zmeny nás čo najskôr informovať.

Niektoré osobné údaje nám môže poskytnúť Klient (predovšetkým v prípade osôb zastupujúcich Klienta), naši partneri (predovšetkým v prípade obchodných kontaktov), prípadne ich môžeme v prípade potreby získavať z verejne dostupných zdrojov (napr. z verejných registrov, webov, LinkedIn či iných).

K osobným údajom u Poskytovateľa majú prístup výlučne oprávnení zamestnanci alebo ďalší spolupracovníci Poskytovateľa. Poskytovateľ riadi prístup k osobným údajom v súlade s princípom „need-to-know“; všetci oprávnení zamestnanci a spolupracovníci spracúvajú osobné údaje vždy len v rozsahu nevyhnutnom na naplnenie vyššie uvedených účelov a sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti o osobných údajoch, ako aj povinnosťou dodržiavať bezpečnostné opatrenia, ktorých zverejnenie by mohlo ohroziť bezpečnosť osobných údajov.

Na spracúvanie osobných údajov Poskytovateľ využíva týchto sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje výlučne na základe pokynov Poskytovateľa:

  • spoločnosť EKONEX GROUP, s. r. o., IČO: 44558643, so sídlom Švabinského 15-17, 851 01 Bratislava - mestská časť Petržalka, ako poskytovateľa účtovných služieb a ďalších služieb s tým súvisiacich;
  • spoločnosť SuperFaktura, s.r.o., IČO: 46655034, so sídlom Fraňa Krála 986/35, 811 05 Bratislava - mestská časť Staré Mesto, ako poskytovateľa služby cloudovej fakturačnej SaaS platformy „SuperFaktúra“;
  • spoločnosť Google Ireland Limited, so sídlom Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, D04 E5W5 Írsko, poskytujúci cloudové riešenie pre ukladanie a správu dát, komunikáciu apod. (Google Workspace); osobné údaje môžu byť sprostredkovateľom predávané do USA na základe rozhodnutia Komisie o primeranosti úrovne ochrany (tzv. Data Privacy Framework).

Informácie o prenose osobných údajov mimo Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ/EHP) zo strany Poskytovateľa sú uvedené pri jednotlivých sprostredkovateľoch vyššie. Osobné údaje môžu byť ďalej prenášané do tretej krajiny (mimo EÚ/EHP) aj zo strany sprostredkovateľov Poskytovateľa. Poskytovateľ dbá na to, aby všetci sprostredkovatelia boli pri takomto prenose osobných údajov do tretej krajiny zmluvne zaviazaní dodržiavať podmienky právnych predpisov Európskej únie pre prenos osobných údajov mimo EÚ/EHP, najmä aby existoval právny základ takéhoto prenosu, typicky rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti ochrany v danej tretej krajine (tzv. adequacy decision), prípadne aby boli uzatvorené štandardné zmluvné doložky schválené Európskou komisiou, a aby boli dohodnuté primerané dodatočné opatrenia na ochranu osobných údajov a práv dotknutých osôb aj po ich prenose.

Poskytovateľ môže osobné údaje ďalej poskytnúť aj ďalším samostatným prevádzkovateľom osobných údajov, typicky poskytovateľom prepravných a poštových služieb, daňovým, právnym alebo iným poradcom alebo poskytovateľom platobných služieb. Poskytovateľ môže osobné údaje poskytnúť aj štátnym orgánom a iným orgánom verejnej moci na účely výkonu ich zákonných povinností a právomocí, ak to vyžadujú všeobecne záväzné právne predpisy alebo vykonateľné rozhodnutie orgánu verejnej moci. Tieto subjekty spracúvajú osobné údaje ako samostatní prevádzkovatelia a podrobnejšie informácie o spracúvaní osobných údajov poskytujú vo svojich vlastných informačných dokumentoch určených dotknutým osobám.

5. Aké máte práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov?

Ak si želáte uplatniť niektoré z práv, kontaktujte Poskytovateľa prostredníctvom e-mailu uvedeného vyššie v tomto dokumente.

Právo na prístup: Máte právo získať informáciu o tom, či Poskytovateľ spracúva Vaše osobné údaje, a ak áno, máte právo na prístup k týmto osobným údajom, vrátane práva získať kópiu osobných údajov. Ďalej môžete požadovať informácie o podrobnostiach spracúvania osobných údajov, najmä o:

  • účeloch spracúvania,
  • osobných údajoch, prípadne kategóriách osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania, vrátane všetkých dostupných informácií o zdrojoch osobných údajov,
  • povahe automatizovaného individuálneho rozhodovania, vrátane profilovania, a informáciách týkajúcich sa použitého postupu, ako aj o význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu, ak k takémuto spracúvaniu dochádza,
  • príjemcoch Vašich osobných údajov a prípadne kategóriách týchto príjemcov,
  • plánovanej dobe, počas ktorej budú osobné údaje uchovávané, alebo ak ju nemožno určiť, kritériách použitých na stanovenie tejto doby,
  • všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, ak osobné údaje neboli získané od Vás,
  • tom, či sú osobné údaje prenášané do tretej krajiny, a ak áno, aj o informáciách o primeraných zárukách týkajúcich sa takéhoto prenosu.

Vaše ďalšie práva:

  • právo požiadať o vysvetlenie týkajúce sa spracúvania osobných údajov,
  • právo požadovať opravu, t. j. opravu nepresných alebo doplnenie neúplných osobných údajov,
  • právo na vymazanie (byť zabudnutý/-á) – v určitých prípadoch nás môžete požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov (napríklad ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli získané),
  • právo na obmedzenie spracúvania – máte právo požiadať nás o obmedzenie spôsobu spracúvania Vašich osobných údajov (napríklad ak sú Vaše osobné údaje nepresné alebo sa spracúvanie vykonáva nezákonne),
  • právo na prenosnosť údajov – máte právo získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť tieto osobné údaje inému prevádzkovateľovi bez toho, aby sme tomu akýmkoľvek spôsobom bránili,
  • právo namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov v prípade, že sa osobné údaje spracúvajú (i) na účely plnenia úlohy vykonávanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, (ii) z dôvodu oprávnených záujmov sledovaných prevádzkovateľom osobných údajov alebo treťou stranou, alebo (iii) na účely priameho marketingu,
  • právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov – ak sú Vaše osobné údaje spracúvané na základe Vášho súhlasu, môžete tento súhlas kedykoľvek slobodne a bezplatne odvolať,
  • právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov, webové sídlo: https://dataprotection.gov.sk/sk/

Tieto Informácie o spracúvaní osobných údajov boli naposledy aktualizované dňa DD.MM.2026.